Hoe gedraag je je tijdens een zakelijke borrel? Wanneer mag je beginnen met eten? En, wanneer geef je iemand jouw visitekaartje? De meeste mensen zullen de betekenis van etiquette kennen, maar zijn minder bekend met de inhoud hiervan. Hoe hoort het eigenlijk? Wij geven je graag inzicht in de etiquette voor goede en blijvende zakelijke contacten in binnen- en buitenland. Uiteraard met een knipoog…
De bedrijfsborrel
Borrels zijn de ideale gelegenheid om collega’s op een informele wijze te leren kennen. Maar, houd in je achterhoofd dat je je in een zakelijke omgeving bevindt. Zorg voor een goede bodem en beperk je tot maximaal twee glazen alcohol. Zo voorkom je de confronterende verhalen en foto’s op de maandagochtend. Drankjes en hapjes? Die pak je aan met je linkerhand. Zo voorkom je natte en vette vingers als je iemand de hand moet schudden.
Eten & drinken
“Eet smakelijk!” Alhoewel je dit zegt uit beleefdheid, is en blijft het een bevelsvorm. Zeker in hogere kringen is dit een faux pas. De maaltijd is met zorg klaargemaakt en heeft écht geen wensen over een goede afloop nodig.
Beginnen met eten of drinken doe je nóóit als de gastheer- of vrouw dit nog niet heeft gedaan. Zodra het startsein is gegeven door middel van een toast, kun je aan de maaltijd beginnen. Eet en drink met mate, en doe rustig aan. Schransen is not done. Stem jouw eettempo zo veel mogelijk af op dat van tafelgenoten. Niet je ellebogen, maar alleen je polsen steunen op tafel. Hierdoor zit je automatisch netjes rechtop, in plaats van naar voren gebogen.
Zorg dat je voor dat je aan tafel gaat, naar de wc bent geweest. Zodra je aan tafel zit kan dit immers niet meer. Vraag waar de wc is, of waar je je handen kunt wassen. De term ‘toilet’ komt niet aan bod, evenals de vraag waar je je neus kunt poederen (zeker niet in Amsterdam).
Visitekaartjes
Kijk tijdens een kennismaking aan in hoeverre je iets kunt betekenen voor elkaar. Indien dit niet zo is is het ook niet nodig om visitekaartjes uit te wisselen. Gebruik de afsluiting van het gesprek om visitekaartjes uit te wisselen. “Heeft u mijn gegevens al?”, of “Wilt u voor de zekerheid mijn visitekaartje?” Wanneer je een visitekaartje in ontvangst neemt, bekijk je deze eerst aandachtig en berg je hem vervolgens netjes op. Dus niet in de achterzak of weggefrommeld in de portemonnee. Jouw eigen visitekaartjes komen altijd uit een visitekaarthouder zodat deze niet beschadigd raken.
Fun fact: in Azië worden visitekaartjes net even anders overhandigd. Hier wordt deze met beide handen aangegeven waarna men een buiging maakt. Neem het kaartje met beide handen aan, kijk er goed naar en bedank de persoon bij naam. Gaat dit mis? Die kans is groot, maar dat vinden Aziaten juist prachtig. Het ijs is meteen gebroken.
Telefonisch contact
Zakelijk bellen doen we tussen 8.00 uur ’s ochtends, 21.00 uur ’s avonds, en niet in het weekend. Uiteraard wordt er ook niet gebeld tijdens het eten, vergaderingen en afspraken. Zodra je iemand aan de lijn krijgt, vraag je of je gelegen belt. Zo niet, dan spreek je een nieuw tijdstip af. Wordt de verbinding verbroken? De persoon die belde, belt terug. Dit om voicemails heen en weer te voorkomen.
Hotels & restaurants
Reserveer je, dan kom je de afspraak na of zeg je bij uitzondering vroegtijdig af. Het is ongepast om naar het (bedienend) personeel te knippen of schreeuwen. Hoe veel kamers je ook hebt geboekt. Zoek oogcontact en steek je hand op. Nadat je bent geholpen knik en bedank je.
Wat neem je mee als je het hotel verlaat? Uiteraard neem je jouw eigen spullen weer mee. Maar neem je ook wat mee vanuit het hotel? De mini-goodies uit de badkamer mag je stiekem meenemen, maar de badjas en slippers gaan de koffer echt niet in.
“De klant is koning als hij zich als een heer gedraagt”, aldus etiquette & protocol adviseur Jan Jaap van Weering.
Pas op! Etiquette over de grens…
- Het is in Japan erg ongebruikelijk om elkaar bij de voornaam te noemen. Zelfs mensen die elkaar al jaren kennen maken gebruik van achternamen.
- Krijg je als man een hand aangeboden van een Arabische zakenpartner? Pak die dan aan. Voor Arabische mannen is hand in hand lopen onderling een teken van vriendschap en dit zal het zakendoen stimuleren.
- Steek nooit je duim op in Nigeria. Hoewel dat hier een positief teken is, wordt dit in Nigeria gezien als grof gebaar.
- Wil je in China een geschenk aanbieden? Doe dit nooit in een wit, zwart of geel papier. Deze kleuren worden geassocieerd met agressie en de dood.
- Geef Russen nooit een bos bloemen met een even aantal. Dit is alleen voor begrafenissen. Indien dit niet het geval is worden bloemen met een even aantal geweigerd.
Met deze etiquette les ben jij helemaal klaargestoomd voor jouw eerstvolgende event of meeting. Ga je die zelf organiseren? Met een zakelijk evenement bij Inntel Hotels is succes gegarandeerd!
Bronnen: Distinguished – Jan Jaap van Weering, Goede Manieren – Butler Laurens.